Wie baue ich ein wettbewerbsfähiges HR auf strukturierte Weise auf?
Die Aufgaben der Personalabteilung sind sehr vielfältig. Während es früher darum ging, einen Arbeitsvertrag zu erstellen und die Löhne auszuzahlen, hat die Personalabteilung heute als Dienstleister viel mehr Aufgaben zu bewältigen. Als Dienstleister hat die Personalabteilung die Aufgabe, die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern zu finden, zu halten und zu entwickeln. Der strukturierte Aufbau der Personalabteilung ist eine Voraussetzung für klare Personalprozesse.
Autorin: Christina Haury
Kernprozesse in Produktion, Entwicklung und Vertrieb sind oft bereits strukturiert. HR lässt sich auch einfach strukturieren!
Die Frage ist nur: Wie?
Der strukturierte Aufbau der Personalabteilung ist eine Voraussetzung für klare Personalprozesse.
Vorteile der Strukturierung:
- Schaffung von Transparenz
- Verwendung von Best Practices
- Einsparung von Ressourcen
- Beseitigung von Fehlerquellen & Doppelarbeit
- Schnelle Anpassung an betriebliche Veränderungen
Wie gestalte ich mein HR sinnvoll?
Die Voraussetzung
Überlegen Sie sich vorab, welche Anforderungen an die Personalabteilung gestellt werden.
Soll HR managen oder auch gestalten?
Personalgestaltung erfordert unterschiedliche Kompetenzen und Mitarbeiter! Je klarer Sie in dieser Frage sind, desto klarer können Sie die HR-Strukturen aufstellen. Es hat sich bewährt, für diese Frage die relevanten Stakeholder ins Boot zu holen. Fragen Sie dazu Ihre Führungskräfte, das Management und HR-Mitarbeiter.
Ihre Entscheidung bildet die Grundlage für die strukturelle HR-Aufstellung und entscheidet auch über die Rolle der HR-Mitarbeiter und ist notwendig für die Abgrenzung von Verantwortlichkeiten. Wenn HR eher eine administrative Rolle hat, benötigen Sie andere HR-Mitarbeiter mit anderen Fähigkeiten.
Eine Hilfestellung zur Personalstrukturierung bietet der Employee Life Cycle. Das ELC bildet die komplette Employee Journey ab und macht HR-Arbeitsbereiche transparent.
Schritt für Schritt zur HR-Struktur
1. Definieren Sie aussagekräftige HR-Kategorien
HR-Kategorien können je nach Unternehmen variieren oder sich im Laufe der Zeit ändern.
Beispiele für HR-Kategorien:
2. Erhöhung der HR-Aufgaben
Was auf den ersten Blick ganz einfach aussieht, ist es leider nicht, denn auch hier steckt die Tücke im Detail. Hier ist ein Vorschlag, wie Sie vorgehen können:
Art der Aufgaben
Es ist wichtig, dass alle HR-Aufgaben vollständig erfasst werden. Berücksichtigen Sie auch HR-Aufgaben, die derzeit noch in anderen Abteilungen oder nicht von HR-Mitarbeitern erledigt werden.
Wenn Sie mehrere Niederlassungen haben oder die Personalverantwortlichen auf mehrere Standorte verteilt sind, überlegen Sie, in welcher Form (Tool/Dokumentenformat/Ablageort) Sie die Daten erfassen wollen.
In einem weiteren Schritt clustern Sie alle Ihre HR-Aufgaben. Manchmal bedeutet dies, die bisherigen HR-Strukturen aufzubrechen. Denken Sie daran, wirklich jede HR-Aufgabe einer Kategorie zuzuordnen; auch die Aufgaben von Zweigstellen.
Art der Fragen
Erheben Sie Ihre Daten mit aussagekräftigen Fragen oder einer klaren Struktur. Denken Sie daran: Nur mit klaren Fragen erhalten Sie eine valide Datenbasis. Gestalten Sie Ihre Fragen sachlich und nachvollziehbar – die Fragen müssen für jeden klar und ohne Rückfragen verständlich sein. Fügen Sie bei Bedarf Erklärungen in Form von Ergänzungen hinzu.
Überlegen Sie im Voraus, welche Informationen Sie in Form von Dokumenten validieren können oder wollen.
Erhebungsmethode
Bedenken Sie, dass die Erhebungsmethode die Auswertung bestimmt. Soll die Befragung eigenständig durchgeführt werden oder soll sie angeleitet oder sogar gemeinsam durchgeführt werden?
Erheben Sie nur die Daten, die Sie aktuell benötigen, und gehen Sie iterativ vor, d. h. beginnen Sie mit Meta-Fragen und in einem weiteren Durchgang mit vertiefenden Fragen.
Überlegen Sie im Vorfeld, wo Sie die Daten erheben wollen!
Unterschiedliche Rückgabeoptionen oder Dateiformate sind ein vorprogrammiertes Chaos!
Überlegen Sie auch, für wen Sie die Auswertungen zur Verfügung stellen wollen. Dies bestimmt die Tiefe und die Darstellung der Daten (für einen CEO reicht die Metaebene, ein Umsetzer braucht Details).
Nun haben Sie die Grundlage für eine strukturierte Datenerhebung.
3. Umsetzungsfahrplan erstellen
Sie haben nun alle HR-Aufgaben strukturiert erfasst und den jeweiligen Kategorien zugeordnet. Nun ist es an der Zeit, eine Roadmap zu erstellen, die Schritt für Schritt umgesetzt und in den HR-Prozess integriert werden kann.
Diese Roadmap wird Ihnen bei der erfolgreichen Umsetzung helfen.
Vergessen Sie nicht, gleichzeitig eine Kompetenzmatrix zu erstellen. D.h. eine Auflistung, wo spezielles HR-Wissen und Best Practices vorhanden sind. Auf diese Weise können Sie die internen Synergien optimal nutzen. Auf der Grundlage der Kompetenzen und Best Practices können Sie Arbeitsgruppen bilden, die Arbeitspakete zur Standardisierung oder Harmonisierung der Personalarbeit entwickeln. Denken Sie dabei immer daran: Standardisierung – so weit wie möglich, dass kulturelle Flexibilität noch möglich ist.
Aus den gesammelten Best Practices können Sie nun Ihre eigene HR-Toolbox erstellen, die als Wissensdatenbank dienen kann.
Vergessen Sie nicht, klare Verantwortlichkeiten zu definieren. So werden Schnittstellenprobleme transparent und es kann gegengesteuert werden.
Und wenn Sie wissen möchten, wie Sie diesen Prozess ganz einfach selbstständig und digital durchführen können, zeigen wir Ihnen gerne unsere Softwarelösung TraSy
Haury Solutions GmbH
Januar, 2023
